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前言

本文件按照GB/T    1.1—2020《标准化工作导则  第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由云南省交通运输厅提出。

本文件由云南省交通标准化技术委员会 (YNTC13)  归口。

本文件起草单位：云南云岭高速公路工程咨询有限公司、福建华闽通达信息技术有限公司。

本文件主要起草人：李文军、韩志刚、郭峰、孟祥昌、杨中庆、吴军、段文红、吴勇木、何泽、张 金丽、李少春、周国伟、任振鹏、江鸥、闫文佳、刘谦谦、席恩伟、沈攀、杨荣焕、唐浩、张亮坤、张  国晶、周林、郭钰瑞、翟奕淇、汤国琼、邱雷、刘江华、李雨峰、李明跃、张现屋、陈世艾、马锡斌、 汪欣、刘昌文、邓杰、闻恩友、邓龙仟、邱灵锋、阮喜燕、杨新锋、谢村平、苏鎏亮、王晓园、骆海涛、 周晓峰。

公路建设项目电子文件与电子档案管理规范

1  范围

本文件规定了云南省公路建设项目电子文件与电子档案管理的总则、应用系统基础建设、项目电子 文件类型、形成与管理、项目电子文件归档、项目电子档案管理等要求。

本文件适用于云南省公路建设项目在建设过程中产生的非涉密的电子文件与电子档案的管理。

2  规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本 文件。

GB/T 11822-2008  科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T 18894-2016  电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T 22239 信息安全技术 网络安全等级保护基本要求

GB/T 22240 信息安全技术  网络安全等级保护定级指南

GB/T 29194    电子文件管理系统通用功能要求

GB/T 39784 电子档案管理系统通用功能要求

DA/T 28-2018   建设项目档案整理规范

DA/T 31    纸质档案数字化规范

DA/T 46  文书类电子文件元数据方案

DA/T 47  版式电子文件长期保存格式需求

DA/T 50    数码照片归档与管理规范

DA/T 58-2014  电子档案管理基本术语

DA/T 70    文书类电子档案检测一般要求

DA/T 78 录音录像档案管理规范

DB53/T 1137    公路建设项目电子文件与电子档案管理系统建设指南

DB53/T 1138    公路建设项目电子文件与电子档案元数据标准

《交通建设项目档案专项验收办法》(交办发〔2007)436号〕

《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)

《云南省重点建设项目档案验收实施办法》(云档联发〔2010〕2号)

3  术语和定义

GB/T 18894 、DA/T 28 、DA/T 58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

电子文件 electronic document

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

3. 2

项目电子文件 electronic project document

在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅 读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子 文件、视频电子文件、音频电子文件等。

3.3

电子文件归档 electronic document

办理完毕的具有凭证、参考和保存价值的电子文件提交整理并以电子档案管理的过程。

3.4

四性 four properties

电子文件、电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

3.5

信息包 information package

包含电子文件、电子档案内容及兵数据，按技术要求进行封  用于不同环节之间信息传递的信 息集合对象。

3.6

归档信息包 archiving submission informat jon package(AS P)

以件为单位，对业务系统形成归档的内容数据和相关元数据向电子档案系统提交的信息包。

3.7

电子档案  electronic   record

具有凭证、查考和利用价值并归档保存的电子文件。

3.8

项目电子档案 digital  project  archi  ve

项目建设过程中产生的、具有保存价值且归档保存的一组有关联的电子文件及其相关过程信息的集 合 。

3.9

业务系统 business system

形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。

示例：办公自动化系统、质量检验系统、进度系统、计量系统、安全管理系统等促进公路建设项目 事务处理的应用系统。

3.10

电子档案管理系统 electronic record management system

对电子文件、电子档案进行检测接收、归档、编目、管理、利用和处置的计算机信息系统。

3.11

元数据  metadata

描述电子文件的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

3.12

鉴定  appraisal

对电子文件、电子档案的内容和技术状况进行评估的过程，确认其真实性、完整性、可用性、安全 性及其价值等，并确定其保管期限。

3.13

移交 accession

项目法人单位根据合同、协议或规定将有关项日电子档案交运营管理单位、项目主管单位或有关 档案管理机构的过程。

4  总则

4.1  总体要求

4.1.1  项目电子文件与电子档案管理应纳入建设单位信息化建设规划，遵循项目建设和信息系统运行 的规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的管理原则。

4.1.2  应建设、配备必要的档案信息化基础设施和应用系统，为项目电子文件与电子档案管理提供技 术保障。

4.1.3  应基于安全的网络环境和离线存储设备实施电子文件和电子档案管理，保障公路建设项目数据 信息安全。

4.2  工作原则

4.2.1  来源可靠。电子文件与电子档案，应由经过授权和确认的法定形成者在既定的业务活动中，在 特定的时间内，通过经过安全核验的系统生成：

a)应通过数字签名等技术手段保证形成项且电子文件的项目法人单位、各参建单位及个人的身 份经过授权和认证；

b)应进行基于文件管理的业务分析，确定产生项目电子文件的业务活动，文件构成要素以及文 件之间的相互关系；

c)项目电子文件的形成时间应与项目建设同步，项目电子文件办理完毕后，应当按照归档要求 实时收集完整；

d)项目电子文件及电子档案管理系统功能的规划设计，应执行GB/T 29194、GB/T 39784等标准 的规定，并可参考ISO   16175-2-2011的要求；

e)项目电子文件应能够转换成符合国家标准的文件格式，通过数字签名、时间戳等技术手段， 保证项目电子文件不被非法篡改。

4.2.2  程序规范。电子档案管理应明确管理和技术要求，对电子档案的形成、归档、保存、利用等全 过程进行控制，做到各环节程序规范，符合标准的要求。

a)项目电子文件形成应符合国家有关法律法规、公路工程技术规范和标准的规定；

b) 应采取规范的工作程序，采取必要的技术手段，对项目电子文件归档和电子档案管理全过程 进行控制。

4.2.3  要素合规。电子档案的内容数据、元数据及管理数据等要素，均应符合相关标准要求，各组成 要素齐全、完整、规范、可读。

4.3  元数据

4.3.1  业务系统与电子档案管理系统应内置元数据方案，并实现元数据的传输、解析、交换、利用。 4.3.2  元数据的捕获方式和捕获节点应在业务系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规划， 实现元数据与电子文件的同时捕获。

4.3.3  元数据的捕获方式包括直接提取、计算写入、默认赋值及人工录入等。

4.3.4  元数据的捕获节点包括但不限于：项目电子文件管理生命周期中的捕获、归档、接收、整理、 保管、利用、鉴定、处置、移交等各个节点。

4.3.5  项目电子文件归档时，应同时归档对应的元数据，确保元数据与所描述的项目电子文件之间的 关联关系。

4.3.6  项目电子文件与电子档案元数据的设置应根据DA/T 46的要求，设置文件实体、机构人员实体、 业务实体、关系实体。元数据元素、元数据来源及捕获方式执行DB53/T  1138的规定。

5  应用系统基础建设

5.1  一般要求

5.1.1  档案信息化基础设施和安全设施应能够保障业务系统与电子档案管理系统的正常运行，满足电 子文件形成、归档与电子档案管理活动的实际需求。

5.1.2  业务系统与电子档案管理系统运行的网络应能满足档案资源安全管理的要求，应为项目档案部 门部署局域网、政务网和互联网等网络基础设施。

5.1.3    应配备与电子档案管理系统相适应的系统运行环境。

a)  硬件系统，包括但不限于：

1)  直接使用服务器；

2)  存储等物理设备。

b)  软件系统，包括但不限于：

1)  关系型数据库管理系统；

2)  网络操作系统；

3)  中间件。

5.1.4    应为电子档案系统配置备份设备，可采用但不限于：

a)  虚拟带库；

b)    物理带库；

c)     蓝光光盘带库；

d)    磁盘阵列；

e)     网络安全设备。

5.1.5  根据系统硬件与基础软件生命周期、技术升级、故障、性能等实际情况，适时进行更新、升级。

5.2  功能要求

5.2.1业务系统与电子档案管理系统具体功能要求，参照DB53/T 1137。

5.2.2业务系统文件管理功能执行GB/T  18894-2016中5. 1的要求。

5.2.3电子档案管理系统应按照GB/T  18894-2016中5.2给出的要求开发、配置电子档案管理基本功 能和扩展功能。

5.3  安全管理要求

5.3.1  电子档案管理系统安全管理应执行GB/T 18894-2016中5.4的要求。

5.3.2  电子档案管理系统应根据网络类型的不同，满足网络安全等级保护要求。

5.3.3  电子档案管理系统存储电子档案时，参照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》《档案 信息系统安全保护基本要求》,并执行GB/T 22239 、GB/T 22240的规定。

5.3.4  项 目法人单位应建立电子档案管理系统，管理项目全部的电子档案，电子档案管理系统的建设 应符合GB/T  39784、《电子档案管理系统基本功能规定》及《数字档案室建设指南》的规定。

6项目电子文件类型、形成与整理

6.1  文件类型

6.1.1  项目电子文件种类包括：

a)  前期文件：指在项目筹备、立项、招标投标、合同协议、勘察设计、征地拆迁、移民安置及 工程准备等过程中形成的文件；

b)    管理类文件：指在公路建设、施工等管理活动中形成的文件；

c)  工程技术类文件：指依据公路建设项目的特点，在业务活动中形成的以数据、图形为主体， 具有逻辑性、成套性、科学性、完整性的文件。主要有工程咨询、设计、施工、质量控制、 交竣工等文件。

6.1.2  项目电子文件主要由以下三种方式形成：

a)  业务系统内形成的原生电子文件；

b)    其他系统生成的电子文件；

c)     纸质文件数字化形成的电子文件。

6.1.3      基于6.1.2 a)   方式形成的电子文件主要分为两类：

a)     由办公自动化系统生成的程序性文件、管理性文件；

b)    由业务系统生成的工程技术类文件。

6.1.4    基于6.1.2 b)   方式收集项目电子文件时，应根据DA/T 70 的要求进行检测，检测合格后，接 收至业务系统，并进行文件信息及元数据的著录。

6.1.5      基于6.1.2 c)   方式形成的数字化文件，应符合DA/T  31的要求。

6.2  文件形成

6.2.1  项目电子文件的形成应符合国家有关法律法规、相关行业的规定。

6.2.2      程序性、管理性电子文件应符合《党政机关公文处理工作条例》的规定。

6.2.3 工程技术类文件特别是施工过程中形成的电子文件，应按照公路施工、监理相关标准及规范执 行。

6.2.4      公路建设项目施工过程文件一般由业务系统直接生成，应满足但不限于：

a)    应基于公路建设项目组织机构、人员角色、工程结构划分，结合规范的施工用表，实现在线 表格填写、流转、审批；

b)    采用移动端、物联网设备产生的数据应在满足条件的情况下，实现数据实时上传至业务系统， 业务系统应能够对数据进行处理，保证数据真实性，同时捕获相应元数据；

c)  项目电子文件在流转、审批过程中应使用可靠的电子签名手段，防止文件数据被非法篡改；

d)  项目电子文件在流转、审批过程中进行变更时，应及时跟踪变更相关的项目电子文件及元数 据，并保存形成的重要变更依据文件材料、过程稿，对有关操作进行登记，并对其留存做出 明确规定。

6.2.5      工程数码照片、录音录像文件应符合DA/T  50 、DA/T  78的要求。

6.3  文件管理

6.3.1  业务系统应具备电子文件管理功能，通过设置电子文件管理模块或专门的电子文件管理系统实 施项目电子文件管理。

6.3.2     项目电子文件办理完毕后，应能够被自动捕获登记。

6.3.3  项目电子文件应能够转换成符合国家现范的文件格式，应具备格式开放、不绑定软硬件、显示 一致性、可转换、易于利用等要求。

6.3.4     项目电子文件应以单份文件或一个组合文件作为一个保管单位，并能够按照内置规则对单份电 子文件及组合电子文件赋予题名。

6.3.5  应通过业务系统维护好项自文件与其元数据之间的关联关系。

6.4  文件整理

6.4.1  项目电子档案整理工作应保持案卷内文件的有机联系和成套性、系统性，便于保管和利用。

6.4.2      应基于电子档案管理系统内置整理规则和整理助能，由电子文件形成部门自动或人工完成电子 文件及其组件的整理活动，包括分类、排序、立卷、划定保管期限等

6.4.3  应基于项目档案立卷的要求做好本单位案卷的排序、题名等口作。

a)     应基于电子档案管理系统内置分类方案，自动或人工完成项目案卷的排序；

b)  电子文件管理系统内置命名规则自动、有序的为电子档秦及其组件命名；

c)     立卷完成后应形成案卷信息包，案卷信息包应包含项自案卷及元数据信息，案卷目录元数据、 卷内目录元数据见附录A 中 的 2   A.3。

6.5  案卷立卷

公路建设项目电子文件立卷执行云南省交通行政管理部门的有关规定。

6.6  档号编制

应结合GB/T   11822-2008中第8.6的规定，以及云南省交通行政管理部门的有关规定，制定档号编制 规则。

7  项目电子文件归档

7.1  归档范围与保管期限

公路建设项目电子文件归档范围与保管期限，应执行云南省交通行政管理部门的有关规定。

7.2  归档方式

7.2.1  应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档的方式。

7.2.2  在线归档通过业务系统与电子档案管理系统归档接口实现，归档接口通常包括但不限于以下三 种：

a)    Webservice归档接口；

b)    中间数据库归档接口；

c)  归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

7.2.3  采用离线归档时，将带有归档标识的文件信息包拷贝至耐久性好的存储介质上，并具有数据防 篡改措施。

7.3  归档时间

7.3.1  办公自动化系统与业务系统电子文件归档可选择实时归档和定期归档。

7.3.2  实时归档应在电子文件形成的同时即归档。

7.3.3 定期归档可根据本单位情况选择周期(每周、每月、每年等),归档时间最迟不能超过项目电 子文件形成后的第2年6月30日。

7.4  归档格式

7.4.1  以文本、位图文件形成的项目电序文件应以板式文件格式归档保存。

7.4.2     版式文件格式应按照DAT47   规定执行，可来用PDF 、PDE/A 、0FD等格式。

7.4.3      三维模型电子文件应以原始格式和STEB、PDE/E 等中间格式。

7.4.4      结构化数据库应根据数据表结构及档案管理要求转化为XML、ET、XLS、DBF等任意一种格式， 也可参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。

7.4.5     项目电子文件元数据的归档格式执行GB/T18894-2016 中8 .4的要求。

7.4.6  各参建单位相关人员应对归档的电子文件格式进行检查树于不符合归档格式要求的电子文件 应进行格式转换。

7.5  捕获

7.5.1  应确保项目电子文件及其元数据信息能够真实、完整捕获。

7.5.2  归档信息包以件为单位生成，应包含项目电子文件实体及其元数据，电子文件元数据见附录A 中的A.1。

7.6  接收

7.6.1  电子档案管理系统应对电子文件的真实性手完整性、可用性和安全性进行检测，检测方案应符 合DA/T 70的要求。

7.6.2 对于检验合格的项目电子文件，电子档案管理系统应能够正确读取归档信息包，正确解析电子 文件实体及其元数据。

7.6.3  对于检测不合格的项目电子文件，应由电子档案管理系统出具不合格报告，同时退回业务系统 再处理。

7.6.4      “四性”检测报告应在电子档案管理系统内结构化存储，并支持查阅。

7.6.5  “四性”检测合格后，电子档案管理系统方可接收项目电子文件。

7.6.6  由相关责任人确认归档，赋予归档标识，归档标识中应包含有归档责任人、归档时间、归档信 息包名称等信息。

7.6.7 项目电子文件归档时，应由档案管理机构进行检验，并填写《电子文件归档登记表》(见GB/T 18894-2016附录A中的表A.1),    检验合格后，办理交接手续，并填写《电子档案移交与接收登记表》

(见附录A中的A.4),      由交接双方签字、盖章，各自存留一份。

8  项目电子档案管理

8.1  案卷整理

8.1.1  应对项目电子档案与纸质档案进行同步整理、审核、汇总成套等工作。

8.1.2  项目电子档案的整理应根据GB/T  11822-2008的要求，以及云南省交通行政管理部门的有关规 定形成分类目录和案卷总目录。

8.2  入库

8.2.1  应对整理完成的电子档案进行“四性”检测。

8.2.2  检测合格的电子档案，由电子档案管理系统自动转为入库状态。

8.3  存储

8.3.1  电子档案管理系统可参照纸质档案分类方案进行分类，集中有序地存储电子档案。

8.3.2  采取在线存储项目电子档案时，应配备相应的运行环境。

8.3.3  在线存储应定期扫描、诊断，发现问题并及时处理。

8.3.4  电子档案的存储结构应执行附录B 的规定。

8.3.5       项目电子档案的存储应执行GB/T    18894-2016 中第9 . 1的规定。

8.4  备份

8.4.1  重要的电子档案应当异地异质备份。

8.4.2  应同时备份保障数据恢复的管理系统与应用软件。

8.4.3       电子档案的备份应执行GB/T    18894-2016中9 .2的规定。

8.5  利用

8.5.1  项目法人单位应建立电子档案利用制度，对利用的范围、方式、对象、审批等做出规定。

8.5.2  项目电子档案保管单位应建立专门的项目电子档案数据利用库，与长期保存的项目电子档案数 据库分离。

8.5.3  应根据职务、职责等要求为利用者设置相应的利用权限，并在利用权限允许范围内检索、浏览、 复制、下载电子档案及其元数据。

8.5.4  对项目电子档案采取在线利用方式时，应实行审批和登记程序，建立可溯源的审计跟踪记录， 确保项目电子档案不会超授权利用、复制或公布。

8.5.5  项目电子档案及其元数据的存储介质不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。

8.6  统计

项目法人单位档案管理机构应对接收、保管、利用等情况进行统计并建立台账，应执行GB/T 18894-2016中9.4的规定。

8.7  鉴定

8.7.1  应定期对电子档案进行鉴定，鉴定方法及程序应符合国家及本单位管理要求进行。

8.7.2  档案部门应根据本单位档案保管期限表进行电子档案销毁鉴定，提出鉴定对象的续存或销毁意 见，必要时可协商相关职能部门。

8.7.3  鉴定意见需经上级领导或主管部门审核、批准后方可实施。

8.8  转换与迁移

项目电子档案及其元数据的转换或迁移，应执行GB/T  18894-2016中第10.2的规定。

8.9  移交与销毁

8.9.1  项目电子档案的验收与移交应参照《交通建设项目档案专项验收办法》《云南省重点建设项目 档案验收实施办法》《电子档案移交与接收办法》等有关规定执行。

8.9.2  项目电子档案及其元数据的销毁，应执行GB/T 18894-2016中第10.3的规定。

附 录   A

(资料性)

电子文件、案卷目录、卷内目录元数据格式

附录B

(规范性)

公路建设项目电子档案存储结构

参考文献

[1]《中华人民共和国档案法》(2020版)

[2]《“十四五”全国档案事业发展规划》(中办国办印发)

[3]《交通运输部关于修改<公路建设监督管理办法>的决定》(中华人民共和国交通运输部令2021 年第11号)

[4]GB/T  26162-2021 信息与文献文件(档案)管理概念与原则

[5]GB/Z  32002-2015 信息与文献文件管理工作过程分析

[6]DA/T     88-2021  产品数据管理 (PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范

[7]DA/T    48-2009  基于XML的电子文件封装规范

[8]ISO  16175-2-2011 信息和文献电子办公环境中记录的原则和功能要求第2部分：数字纪录管 理系统的指南和功能要求

[9]《建设项目电子文件归档和电子档案管理管理暂行办法》(档发〔2016〕11号)

[10]《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发〔2010〕382号)

[11]《公路工程竣(交)工验收办法实施细则》(交公路发〔2010)65号〕

[12]《党政机关公文处理工作条例》

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DB53_T+1139-2023公路建设项目电子文件与电子档案管理规范.pdf